Så får ni hela kickoffen att fungera i samma tekniklösning

En kickoff innehåller ofta flera delar – från presentationer och scenprogram till middag, mingel och fest. Däremellan ska kanske ledningen presentera höstens mål, filmer visas på storbild och priser delas ut. Det gör kickoffen till en speciell typ av produktion. Tekniken ska inte bara fungera för en programpunkt, utan för flera helt olika situationer under samma dag.

Ett ljudsystem som fungerar bra för tal behöver senare kanske hantera en DJ eller ett liveband. Scenljuset som gör talarna synliga på eftermiddagen ska skapa en helt annan känsla under kvällens underhållning. Samtidigt behöver mikrofoner, storbild och musik vara redo när nästa programpunkt börjar. Därför är det ofta bättre att planera tekniken för hela kickoffen på en gång än att lösa konferens, middag och fest som tre separata delar.

En kickoff ställer flera olika krav på samma teknik

Under konferensdelen är tydligt tal en av de viktigaste faktorerna. Alla deltagare ska kunna höra presentationen utan ansträngning och materialet på skärmen ska vara lätt att uppfatta även längst bak i lokalen.

Några timmar senare ser kraven annorlunda ut. Under middagen ska bakgrundsmusiken skapa stämning utan att göra samtalen svåra. Vid en prisutdelning behöver mikrofoner, musik, bild och ljus och effekter fungera tillsammans. Och när DJ eller livebandet börjar spela behöver ljudanläggningen klara betydligt mer än den gjorde under dagens presentationer.

Det betyder inte att varje del behöver en separat teknisk lösning. Tvärtom går mycket att planera som ett gemensamt större system – om hela programmet är känt från början.

Tal måste höras lika bra längst bak som längst fram

Under en konferens är det lätt att fokusera på vilken mikrofon talaren ska använda. Men mikrofonen är bara en del av ljudlösningen. Högtalarnas placering och hur ljudet fördelas i lokalen är minst lika viktigt.

Målet är inte att spela starkt, utan att skapa ett jämnt och tydligt ljud. Personen längst bak i lokalen ska kunna följa presentationen utan problem samtidigt som gästerna längst fram inte upplever ljudet som onödigt högt.

Olika programpunkter kan dessutom kräva olika typer av mikrofoner. En presentatör som rör sig på scenen kan behöva ett headset, medan handmikrofoner passar bättre för snabba insatser eller frågor från publiken, kortare intervjuer eller en moderator som lämnar över ordet mellan flera personer. Om flera talare, panelsamtal och sceninslag finns med i programmet behöver ljudet för eventet därför planeras för mer än den första presentationen. Är det många talare och täta byten kan en extra tekniker behövas för detta vid sidan av scenen.

Storbilden behöver fungera för mer än Powerpoint

Storbilden är ofta central under konferensdelen, men kan användas under betydligt större del av kickoffen. Före programstart kan den visa företagets grafiska material eller information till gästerna. Under konferensen används den för presentationer, filmer och grafik. Vid en prisutdelning kan samma bildyta visa nomineringar och vinnare och under middagen kan den få en mer dekorativ funktion.

Vilken bildlösning som passar beror bland annat på lokalens storlek, avståndet till publiken och ljusförhållandena. En presentation som ser tydlig ut på datorskärmen kan vara svår att läsa för den som sitter längst bak i en stor lokal. Därför behöver storleken och placeringen planeras utifrån publiken – inte bara utifrån vilket material som ska visas. Här spelar också det allmänna ljuset i lokalen en viktig roll. Om det går att mörklägga snyggt så kan projektor och duk fungera bra. Bilddukens placering blir då viktig så att talaren inte hamnar i projektorljuset och stör bilden. Om så är fallet och om lokalen är svår att ljusanpassa är en större LED-skärm en bättre lösning. LED-lösningen gör också att talaren kan röra sig mer fritt på scenen. 

Prisutdelningen är ett bra test på om teknikplanen håller

En prisutdelning kan verka enkel på körschemat. En person går upp på scenen, ett namn läses upp och vinnaren tar emot sitt pris. Tekniskt kan det däremot vara en av de delar där flest saker behöver hända samtidigt. Presentatören ska ha rätt mikrofon. Nomineringar eller vinnare kanske ska visas på storbild. Musik ska starta när vinnaren presenteras och ljuset kan behöva förändras när personen kommer upp på scenen. Kanske ska det skjutas konfetti eller andra effekter som t.ex. Sparks. Allt detta ska helst ske utan att publiken tänker på tekniken.

Samma sak gäller andra sceninslag. Ju fler övergångar som finns mellan tal, film, musik och personer på scenen, desto viktigare blir det att planera hur delarna ska samspela istället för att behandla dem var för sig.

När konferensen blir middag förändras ljudmiljön

Efter konferensen förändras ofta hela rummet. Under middag och mingel ska ljudet bidra till atmosfären utan att ta över, så att gästerna kan föra samtal samtidigt som bakgrundsmusiken hörs på en behaglig nivå.

Samtidigt kan mikrofonerna fortfarande behövas för exempelvis välkomsttal eller information från konferencieren. Genom att planera för övergången från början kan samma grundlösning anpassas efter hur lokalen används under kvällen istället för att tekniken behöver byggas om mellan varje del.

DJ och liveband ställer andra krav på ljudsystemet

När festen börjar förändras förutsättningarna igen. En DJ behöver ett ljudsystem som kan leverera en helt annan nivå och karaktär än vad som krävs för tal och bakgrundsmusik. Om ett liveband ska spela blir produktionen ofta mer omfattande, med instrument, mikrofoner, monitorer och fler kanaler som behöver hanteras. Vid större produktioner krävs ofta en separat ljudtekniker vid scenen. En monitortekniker - som mixar artisternas medhörning i form av trådlösa In-ear-system och som finns tillhanda för passningar och omriggningar.

Band och artister kan dessutom ha en teknisk rider med krav på utrustning och scenförutsättningar. Den informationen är bra att få tidigt. Då går det att se vad som redan ingår i kickoffens teknik och vad som behöver kompletteras. Det är betydligt enklare än att upptäcka sent i planeringen att kvällens underhållning kräver en annan lösning än den som redan är bokad.

Ljuset kan förändra lokalen utan att riggen byggs om

Precis som ljudet har ljuset olika uppgifter under dagen. Vid presentationer och panelsamtal behöver personer på scenen synas tydligt. Vid en prisutdelning kan ljuset hjälpa publiken att rikta uppmärksamheten mot rätt plats. När middagen börjar kan samma lokal få ett varmare och mer stämningsfullt uttryck och senare på kvällen kan ljussättningen anpassas för DJ eller liveband.

En genomtänkt lösning för ljus och miljöljus gör det möjligt att skapa de här förändringarna utan att bygga om hela riggen. Det är särskilt användbart när konferens, middag och fest genomförs i samma lokal. Istället för ett tydligt avbrott mellan delarna kan rummet stegvis förändras när programmet går vidare.

Teknikbyten ska helst ske utan att gästerna märker dem

En prisutdelning är ett bra exempel på hur flera delar av tekniken behöver samspela. Presentatören ska ha rätt mikrofon, nomineringar eller vinnare kanske visas på storbild, musik ska starta vid rätt tillfälle och ljuset kan behöva förändras när vinnaren kommer upp på scenen.

Samma sak gäller övergången mellan andra programpunkter. När en presentation slutar kanske en moderator ska upp på scenen direkt och efter middagen ska en DJ kunna börja spela utan ett långt teknikuppehåll.

För gästerna ska övergångarna kännas naturliga. Därför är körschemat ett viktigt verktyg även för den tekniska planeringen. Om teknikleverantören vet vad som ska hända och i vilken ordning går det att förbereda mikrofoner, bildkällor, musik och olika ljuslägen i förväg.

När behövs en tekniker på plats under kickoffen?

Vid enklare arrangemang kan det ibland räcka att tekniken installeras, testas och lämnas klar för användning. Men ju fler delar som ska samspela, desto större blir behovet av en tekniker på plats.

Om kickoffen innehåller flera talare, presentationsbyten, film, panelsamtal, prisutdelning, DJ eller liveband finns många moment som behöver ske vid rätt tidpunkt. Teknikerna kan då kontrollera ljudnivåer, hantera mikrofoner, växla mellan bildkällor, starta musik och filmer samt förändra ljuset mellan olika delar av programmet. Om något oväntat händer finns dessutom någon på plats som kan lösa problemet direkt.

För eventbyråer och projektledare innebär det att tekniken inte behöver bli ytterligare en uppgift under själva genomförandet. Fokus kan istället ligga på programmet, gästerna och resten av produktionen.

Planera tekniken samtidigt som programmet

Antal gäster, lokalens utformning, scenens placering, presentationer, middag och underhållning påverkar vilken teknik som behövs. Ju tidigare de stora dragen i programmet är kända, desto enklare blir det att planera en lösning som fungerar från första presentationen till sista låten.

Det är särskilt relevant inför kickoffperioden i augusti, september och januari, när många företag och eventbyråer planerar större sammankomster.

Planerar ni en kickoff eller ett annat företagsevent i Stockholm? Megasound hjälper till med scen, ljud, ljus, bild och teknisk planering – från de första förberedelserna till genomförandet på plats.

Kontakta oss

Vanliga frågor om teknik till kickoff

Vilken teknik behövs på en kickoff?

Det beror på lokal, antal deltagare och program. En kickoff med presentationer behöver vanligtvis ljudsystem, mikrofoner och en bra bildlösning. Om programmet även innehåller panelsamtal, prisutdelning, middag, DJ eller liveband behöver tekniken dimensioneras för de delarna också. Ljus och tekniker på plats kan dessutom behövas för att skapa smidiga övergångar genom hela eventet.

Hur kombinerar man konferens, middag och fest i samma tekniklösning?

Utgå från hela körschemat istället för att planera varje del separat. Ljud, mikrofoner, storbild och ljus kan då dimensioneras för att fylla flera funktioner under dagen. Ett ljudsystem kan exempelvis användas för tal under konferensen, bakgrundsmusik under middagen och anpassas för kvällens underhållning.

När behövs tekniker på plats?

En tekniker är särskilt värdefull när flera tekniska moment ska samspela eller när programmet innehåller många övergångar. Det kan handla om flera mikrofoner, presentationsbyten, filmer, musik, ljusförändringar, prisutdelning, DJ eller liveband. Teknikern ser då till att rätt sak händer vid rätt tidpunkt och kan snabbt hantera eventuella problem.

Behöver en DJ och en konferens samma utrustning?

Inte alltid. Tal och presentationer ställer framför allt krav på tydlighet och jämn ljudspridning, medan en DJ eller ett liveband kräver mer kapacitet och andra tekniska förutsättningar. Om båda delarna finns med i programmet bör ljudsystemet planeras för hela eventet från början.

Hur tidigt bör tekniken planeras inför en kickoff?

Det är bra att ta in teknikfrågorna så snart lokal, ungefärligt antal deltagare och huvuddragen i programmet är kända. Då finns bättre möjligheter att planera ljud, bild, ljus och bemanning som en sammanhängande lösning och anpassa den om programmet förändras.