10 saker att tänka på inför julfest och julshow

En julfest kan innehålla allt från middag och tal till prisutdelning, DJ och liveband. En julshow kan dessutom ha flera artister och sceninslag som kräver mer omfattande teknik. För att kunna lämna en relevant offert behöver teknikleverantören därför veta mer än datum och antal gäster.

Här går vi igenom tio saker som är bra att ha koll på när ni planerar ljud, ljus och annan eventteknik till julfesten eller julshowen.

1. Lokalens förutsättningar

Takhöjd, akustik, rummets form och möjligheterna att placera scen och högtalare påverkar vilken utrustning som behövs. Kontrollera även om lokalen har befintlig teknik som kan användas eller behöver kompletteras.

2. Antal gäster och placering

Det är inte bara antalet gäster som avgör teknikbehovet, utan också hur de placeras. En sittande middag med runda bord kräver en annan ljud- och bildlösning än en julshow med publiken riktad mot scenen. En enkel skiss över lokalen och bordsplaceringen är därför ett bra offertunderlag.

3. Kvällens program

En julfest med middag och DJ skiljer sig tekniskt från en julshow med konferencier, artister och prisutdelningar. Beskriv vilka programpunkter som ingår och ungefär när de ska genomföras. Ett färdigt körschema behövs inte för en första offert, men huvuddragen bör vara kända.

4. Mikrofoner och ljud till underhållning

Välkomsttal, konferencier och prisutdelningar kan kräva olika mikrofoner. Ett headset passar exempelvis den som rör sig på scenen, medan handmikrofoner fungerar för kortare tal och intervjuer.

Ska en DJ eller ett liveband uppträda behöver ljudsystemet även dimensioneras för musiken. Ett band kan dessutom ha en teknisk rider med krav på instrument, mikrofoner och medhörning. Skicka gärna den informationen till teknikleverantören tidigt.

Läs mer om ljud till event.

5. Scenens storlek

En mindre scen kan räcka för tal och en konferencier, medan ett liveband eller en julshow med flera artister kräver mer plats. Ange vilka som ska uppträda och om det behövs utrymme för instrument, monitorer eller andra sceninslag.

6. Ljus för scen och underhållning

Under tal och prisutdelningar behöver personerna på scenen vara tydligt belysta. Vid musikframträdanden kan scenljuset också användas för att skapa olika uttryck och följa showens innehåll.

Om flera sceninslag ska avlösa varandra kan olika ljuslägen förberedas i förväg. Då kan samma rigg användas under både middag, prisutdelning och underhållning.

Läs mer om ljus och scenbelysning.

7. Skärmar och bildmaterial

Filmer, presentationer och grafik vid prisutdelningar kan kräva projektor, duk eller LED-skärm. Vilken lösning som passar beror bland annat på lokalens storlek, ljusförhållanden och avståndet till publiken.

Ange även om flera datorer, filmer eller kameror ska användas, eftersom det påverkar behovet av bildväxling under programmet.

8. Riggning och tillgång till lokalen

Tekniken behöver tid för inlastning, montering och soundcheck innan gästerna kommer. Kontrollera när leverantören får tillträde till lokalen och när utrustningen måste vara bortforslad efter eventet. Begränsade riggtider kan påverka både bemanning och kostnad.

9. Teknisk bemanning

Vid en enklare julfest kan det ibland räcka att utrustningen installeras och testas i förväg. Innehåller programmet flera artister, mikrofonbyten, filmer och ljusförändringar behövs ofta tekniker på plats.

Vid större produktioner kan separata ljud-, ljus- och bildtekniker behövas för att hantera olika moment samtidigt.

10. Ansvarsfördelning mellan leverantörer

Om lokalen, en eventbyrå, artister och teknikleverantören ansvarar för olika delar behöver det vara tydligt vem som gör vad. Det gäller exempelvis scen, ljudutrustning, tekniska riders, presentationsmaterial och samordning under genomförandet.

En tydlig ansvarsfördelning minskar risken för missförstånd och utrustning som saknas på plats.

Förbered er offertförfrågan till Megasound

Ni behöver inte ha ett färdigt körschema för att begära offert. Börja med datum, lokal, antal gäster och kvällens viktigaste programpunkter. Har ni redan information om artister, scen, ljud, ljus och riggtider är det bra att skicka med den.

Megasound hjälper företag och eventbyråer med tekniken till julfester, julshower och andra företagsevent i Stockholm.

Kontakta oss för offert på eventteknik.